Yönetici Asistanı

Über die Stelle

Pozisyonun Amacı; Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Müdür'e birlikte destek vererek iki yöneticinin zamanını, iletişimini ve iş takibini yönetmek. Pozisyon Genel Müdür'e bağlıdır. Asistan, iki ajandayı tek elden planlar, yöneticilere ulaşan talepleri süzüp önceliklendirir ve verilen kararların takibini yapar. Üst düzey ticari ve kişisel bilgilere erişeceği için mutlak gizlilik bu rolün ön koşuludur. Görev ve Sorumluluklar: Ajanda ve toplantı yönetimi; Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Müdür'ün ajandalarını birlikte yönetmek, çakışmaları önceden görüp çözmek. Toplantıları organize etmek, gündem ve ön hazırlık dosyalarını toplantıdan önce yöneticilere ulaştırmak. Toplantı notlarını tutmak, alınan kararları ve aksiyonları sorumlularıyla birlikte takip etmek. Yönetim kurulu desteği: Yönetim kurulu toplantılarının gündemini, toplantı dosyalarını ve tutanaklarını hazırlamak. Kurul kararlarının uygulanma durumunu takip edip düzenli olarak raporlamak. İletişim ve koordinasyon; Telefon, e-posta ve yazışma trafiğini yönetmek; talepleri önceliklendirmek ve ilgili birimlere yönlendirmek. Türkçe ve İngilizce yazışma, sunum ve rapor taslaklarını hazırlamak. Şirket içi departmanlar ve dış paydaşlarla (müşteri, tedarikçi, danışman, resmî kurum) koordinasyonu sağlamak. Ziyaretçileri karşılamak ve ağırlamak. Seyahat ve idari işler: Yurt içi ve yurt dışı seyahat, konaklama, vize ve etkinlik organizasyonlarını planlamak. Masraf beyanlarını ve harcama takibini yapmak. Evrak, sözleşme ve arşiv düzenini sağlamak. Özel konular; Zaman zaman yöneticilerin özel randevu, seyahat ve organizasyonlarına destek vermek. Aranan Nitelikler: Üst düzey yöneticiye (genel müdür, yönetim kurulu üyesi veya eşdeğeri) en az 5 yıl asistanlık deneyimi. İleri seviyede İngilizce: yazışma yapabilecek, toplantı ve telefon görüşmesi yürütebilecek düzeyde. Üniversite mezunu (ön lisans veya lisans). MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ve çevrim içi toplantı araçlarına hâkim. Türkçe ve İngilizce yazılı ifadesi güçlü, kurumsal yazışma diline hâkim. Temsil yeteneği yüksek. Seyahat engeli olmayan ve gerektiğinde esnek saatlerde çalışabilecek. Tercihen birden fazla yöneticiye aynı anda destek vermiş olmak. Bu işte başarılı olacak kişi; Ticari ve kişisel bilgileri kimseyle paylaşmaz, kurum içinde de ölçülü davranır. İhtiyacı söylenmeden görür, hazırlığı önceden yapar. İki yöneticinin taleplerini dengeler, çakışmayı zamanında ve açıkça bildirir. Açık işleri kapanana kadar izler, hatırlatılmayı beklemez. Yetki alanındaki konuları kendi çözer, hangi konunun yöneticiye taşınacağını ayırt eder. Yoğun ve değişen gündemde sakin ve çözüm odaklı kalır.